İnsan Kaynakları Yapılanması

İnsan Kaynakları Yapılanması 

Merhaba. Günümüzde çok uluslu ve kurumsallaşmış büyük şirketlerin dışında kalan şirketler küçük aile şirketi veya kobi mantığında olduğu için bugün bir çok firmada insan kaynakları departmanı bulunmamaktadır. Bu işlemleri ya ön muhasebeci birisi yapmaktadır ya da muhasebe departmanı sadece yasal mevzuatlar, puantaj bordro yaparak iki de mülakat yaparak ik işlemlerini yürütmektedir. Sektörde ve çoğu firmada İK yapılanması bulunmadığı için bu konuda büyük bir açlık vardır. Eğer özel istihdam bürosu ve İK danışmanlık firması kurmak isteyenler için fırsat bu fırsatlık bir durum söz konusudur!

Peki sıfırdan insan kaynakları yapılanması nasıl kurulmalıdır?

Öncelikle ilk bilmeniz ve yapmanız gereken şey insan kaynakları uzmanının görev tanımını çıkarmak ve iş analizini yapmaktır. Yani bir ik ne yapar ve hem çalışan hem de işveren ik’dan ne bekler bunu bilmeniz gerekir.

En Önemli Aaşama: Yasal Mevzuatlar

En başta yasal zorunluluğun getirdiği kriterleri sağlama almanız gerekir. Yasal puantaj tutma, doğru bodrolama yapma, özlük dosyalarının eksiksiz tutulması gibi kriterler ilk adım atmanız gereken yerlerdir. 

Personel özlük yönetimi, Puantaj, bordro ve ücret yönetimi, İş hukuku ve yasal mevzuat işlemleri olarak geçen bu hususları sağlama aldıktan sonra yapacağınız ilk iş ik planlaması, iş analizi ve görev tanımlarının oluşturulmasıdır.

Yukarıdaki tablodaki sıralamaya bağlı kalarak norm kadro planlaması, iş ve görev tanımı çalışması ve en son organizasyon şemasını çizerek yola çıkmalısınız.

İşe alım ve mülakatlar ik’nın can damarı olduğu için ikinci adımı bu şekilde atabilirsiniz. Mülakatlar ego tatmin yeri değildir ve aday seçme ve işe alım sanıldığının aksine çok daha ciddiye alınması gereken bir şeydir. Yetkinlik bazlı veya davranışsal değerlendirmeli mülakatlar hazırlanmalıdır.

Özlük dosya takibi, yasalara uygun iş sözleşmesi yapılması, ik dosyalama ve arşiv sistemi kurulması, ibraname, istifa dilekçesi, yıllık izin formlarının oluşturulması.

Personel yönetimi de tamamen yasal mevzuata uygunluk açısından önemlidir.

Eğitim yönetimi ve eğitim ihtiyaç analizi ik açısından olmazsa olmazların başında gelmektedir.

Yasal mevzuata uygun olarak iş sağlığı ve güvenliği yönetimi kurulmalıdır.

Performans yönetim sistemi de önemli bir işlemdir. Sıfırdan İK kurmak isteyen İK’lar için muhakkak performans yönetim sistemini de kurmalılardır. Özellikle yetkinlik bazlı PYS ve balans skor kartları önemlidir.

Tüm sistemi kurdunuz, organizasyon şeması çizdiniz, iş analizi yaptınız, eğitimleri ayarladınız, performansı değerlendirdiniz peki sırada ne var? Performans yönetim sistemiyle birebir bağlantılı olara kariyer planlama yapmalısınız. Bunun içinde en güzeli polivalans tablosu, yetkinlik yönetimi ve balans skor kartları olmalıdır. Bunun dışında Türkiye’de çok eksiği bulunan personel yedekleme planı da muhakkak yapmalısınız.

Tüm puantaj ve bordro sürecini yasaya uygun yapmalısınız. Bunun yanında ücret yönetimi yaparak kök ücret belirlenmesi ve maaşlara zam olayını belirli bir sisteme oturtmalısınız.

Motivasyon yönetimiyle de çiçek böcek işlerinin veya piknik eğlence işlerinin en gerekli olduğu anlardan birisidir. ÇMA anketleriyle, ödül sistemleriyle, sosyal kulüplerle ve çalışan öneri sistemiyle bunu sağlayabilirsiniz.

İşe alma ve yerleştirme kadar işten çıkışlarda önemlidir. İşten çıkış yönetimini hem yasal mevzuata uygun yapmalısınız hem de işten çıkış mülakat formu kullanarak çıkışları da raporlamalısınız.

İK’nın en temel kalbinden birisi de faaliyet raporlama ve metrikleri kullanmasıdır.

Sizde yukarıdaki gibi tabloları veya İK Checklist kullanarak sıfırdan bir İK sistemi kurabilirsiniz.

Saygılarımla,
iKMania